Audit- und Zertifizierungsprozess
Im Folgenden ist der Audit- und Zertifizierungsprozess der OmniCert Umweltgutachter GmbH für Energiemanagementsysteme nach DIN EN ISO 50001 dargelegt.
OmniCert Umweltgutachter GmbH
Kaiser-Heinrich-II.-Str. 4
93077 Bad Abbach
Tel.: +49 9405 955 82 0
Fax: +49 9405 955 82 29
E-Mail: info@omnicert.de
Web: www.omnicert.de
Grundsätze der OmniCert-Zertifizierung
Die Erstzertifizierung einer Organisation beginnt mit einem zweistufigen Audit und beinhaltet eine Überprüfung in den zwei Folgejahren mit je zwölf Monaten Abstand. Mit der Rezertifizierung beginnt ein neuer Zertifizierungszyklus, welcher wiederum zwei Überprüfungsaudits in den zwei Folgejahren einschließt. Durch die Überwachungsaudits kann festgestellt werden, inwieweit sich die Organisation und deren Managementsystem verbessert hat. Ferner ermitteln die Auditoren gemeinsam mit der Organisation, welche Verbesserungspotenziale in Bezug auf das Managementsystem und die Systemleistung bestehen. Dazu werden nur Auditoren eingesetzt, die eine hohe fachliche und methodische Qualifikation besitzen. Das Auditteam
- prüft das Managementsystem und verifiziert die Übereinstimmung mit den internen Verfahren der Organisation,
- ermittelt, ob die Prozesse und Verfahren wirksam eingeführt, umgesetzt und aufrechterhalten sowie die Ziele und Vorgaben verfolgt werden,
- überprüft die Erfüllung der normativen Anforderungen.
Ist die Organisation an mehreren Standorten tätig, werden im Verlauf des Zertifizierungszyklus auch Standorte nach dem Zufallsprinzip mit risikobasiertem Ansatz zur Prüfung ausgewählt. Weitere Informationen zum Verfahren und dessen Voraussetzungen erteilen wir gerne auf Anfrage. Besonderheiten des OmniCert-Zertifizierungsverfahrens:
- Individuelle Betreuung der Organisation in Vorbereitung und Durchführung des Verfahrens sowie schnelle Reaktion auf Anfragen.
- Die Organisation wird als Partner verstanden. Ziel der Audits ist es, die Geschäftsprozesse der Organisation nachhaltig zu verbessern.
- Die Mitarbeiter/innen der OmniCert Umweltgutachter GmbH verfügen über ein hohes Maß an Fähigkeiten und fachlicher Kompetenz zur Umsetzung dieser Grundsätze.
Die Erstellung von individuellen Angeboten, die gründliche Vorbereitung der Auditoren, um die Zeit während des Audits vor Ort effektiv zu nutzen, sowie eine ständige, persönliche Erreichbarkeit des Auditteams in der Zertifizierungsstelle sind wichtige Voraussetzung zur Erreichung dieser Ziele.
Zertifizierung / Erteilung des Zertifikates
Vorbereitung einer zweistufigen Erstzertifizierung
Datenerhebung
Nimmt eine Organisation Kontakt zur OmniCert Umweltgutachter GmbH auf, bekommt sie ein Formblatt zur ersten Datenerhebung, mit der Bitte, einige Grunddaten zu übermitteln. Diese Datenerhebung kann zur Beschleunigung des Verfahrens auch telefonisch oder über das Internet erfolgen.
Angebotserstellung
Auf der Basis der Grunddaten erstellt die OmniCert Umweltgutachter GmbH ein Angebot, in dem der Aufwand und die Bedingungen für eine Zertifizierung beschrieben werden. Die Festlegung des Auditprogramms berücksichtigt die Größe der Organisation, den Geltungsbereich und die Komplexität des Managementsystems, die Produkte und Prozesse sowie das dargelegte Niveau der Wirksamkeit des Managementsystems und die Ergebnisse früherer Audits. Im Interesse der Organisation werden alle Reduzierungsmöglichkeiten in Bezug auf die Auditzeit genutzt. Bestätigt die Organisation das Angebot bzw. erteilt auf dieser Basis einen Auftrag, kann bereits ein Wunschtermin für das Audit angegeben werden.
Vertragsabschluss, Auswahl der Auditoren, Fachexperten und weiteren Beteiligten
Nach erfolgter Auftragserteilung (Zertifizierungsvertrag) stellt die OmniCert Umweltgutachter GmbH ein Auditteam aus dem Auditorenpool zusammen. Die Organisation hat das Recht, die von der OmniCert Umweltgutachter GmbH benannten Auditoren in begründeten Fällen abzulehnen. In diesem Fall wird durch die OmniCert Umweltgutachter GmbH ein neues Auditteam benannt. Der Auditleiter bereitet einen detaillierten Auditplan vor. Die Auditoren werden nach der fachlichen Kompetenz in den jeweiligen Sektoren berufen und regelmäßig zu aktuellen Fragen des Qualitäts-, Umwelt und Energiemanagements geschult. Die Zertifizierungsstelle unterliegt strikter Neutralität, deshalb darf weder zwei Jahre vor noch nach der Zertifizierung in der jeweiligen Organisation eine Beratungstätigkeit durch sie, bzw. der ihr unterstellten Auditoren, stattgefunden haben.
Der Begriff Beratung erstreckt sich auf die Mitwirkung am Aufbau, bei der Umsetzung oder Aufrechterhaltung eines Managementsystems. Hierzu zählt auch die Durchführung von internen Audits. Schulungen und Seminare fallen auch unter den Beratungsbegriff, wenn firmenspezifische Lösungen angeboten werden. Die Auditoren sind zu absoluter Vertraulichkeit verpflichtet.
Der Anwesenheit von Beobachtern (Beobachter können Mitglieder der Organisation, Berater, Auditoren der Akkreditierungsstelle, Mitarbeiter von regelsetzenden Behörden oder sonstige berechtigte Personen sein) bei einer Audittätigkeit muss vor Durchführung des Audits von der Zertifizierungsstelle und der Organisation zugestimmt werden. Diese Personen unterstehen der Anleitung des Auditleiters und müssen so ausgewählt und eingesetzt werden, dass sie keinen unangemessenen Einfluss auf das Audit ausüben.
Weiterhin können Fachexperten, Dolmetscher und Übersetzer eingesetzt werden, die die Auditoren durch spezifisches Wissen oder Fachkenntnisse bei der zu auditierenden Tätigkeit, bei der Sprache oder Kultur unterstützen und dadurch eine effektive mündliche oder schriftliche Kommunikation ermöglichen. Diese Personen unterstehen der Anleitung des Auditleiters und müssen so ausgewählt und eingesetzt werden, dass sie keinen unangemessenen Einfluss auf das Audit ausüben.
Zertifizierungsverfahren / Begutachtung
Grundlegend besteht jedes Audit aus einem zweistufigen Prozess. In der ersten Stufe werden die von der Organisation bereitgestellten Dokumente im Vorfeld der Begehung geprüft und bewertet. Zu diesem Zweck wird vor jedem Audit eine Aufstellung einzureichender Unterlagen versendet. In der zweiten Stufe finden die Begehungen, die Befragungen und die Sichtung der übrigen Unterlagen statt.
Voraudit
Auf Wunsch der Organisation kann ein Voraudit durchgeführt werden. Dieses wird immer durch ein Mitglied des späteren Auditteams durchgeführt. Es dient vor allem dazu, Unsicherheiten bezüglich der Dokumentation und der Umsetzung relevanter Verfahren abzubauen und Schwachstellen zu identifizieren. Dadurch wird die Organisation in die Lage versetzt, evtl. kritische Punkte vor dem Zertifizierungsaudit zu verbessern. Außerdem dient es dazu, Schwerpunkte für die Planung des Zertifizierungsverfahrens zu setzen. Die Ergebnisse des Voraudits werden dokumentiert.
Zertifizierungsaudit
Ein Erstzertifizierungsaudit wird in zwei Stufen durchgeführt:
Stufe 1 Audit
Das Audit der Stufe 1 beinhaltet immer eine Prüfung der Managementsystem-Dokumentation. Die Organisation erhält dazu eine genaue Aufstellung der mindestens einzureichenden Unterlagen. In der Regel beginnt die Dokumentenprüfung ca. 6 Wochen vor dem angestrebten Audittermin. Bis zu diesem Zeitpunkt sollte die Management-Dokumentation der Organisation sowie die Zustimmung zu den von der OmniCert Umweltgutachter GmbH vorgeschlagenen Auditoren vorliegen. Die Managementsystem-Dokumentation umfasst üblicherweise das Management-Handbuch, die Managementbewertung, Berichte aus den internen Audits sowie Verfahrensanweisungen. Weitergehende Unterlagen, wie Arbeitsanweisungen oder Formblätter, die zum Verständnis des gesamten Systems notwendig sind, sollten ebenfalls eingereicht werden. Das Audit der Stufe 1 dient der Bewertung des Status Quo der Organisation sowie deren Verständnis der Normenforderungen. Fehlende oder vom Auditor zusätzlich benötigte Unterlagen werden nachgefordert.
Bei einem Managementsystemaudit erfolgt im Rahmen des Audits der Stufe 1 ein Besuch vor Ort. Die Bereitschaft der Organisation für das Audit der Stufe 2 sowie die dafür notwendigen Ressourcen werden dabei ermittelt.
Wesentliche Inhalte der Prüfung sind:
- Prüfung der Reife der Managementprozesse; besonders die Planung sowie der erfolgreiche Abschluss der internen Audits und der Managementbewertung muss bis zum Audit der Stufe 2 sichergestellt sein.
- Prüfung von Kernprozessen der Organisation, um die erfolgreiche Implementierung des Managementsystems zu auditieren, dazu muss bei Matrixverfahren ggf. ein weiterer Standort der Organisation einbezogen werden.
- Klärung des Geltungsbereiches der Zertifizierung, besonders Standorte, Tätigkeiten und Wirtschaftszweige
Der Auditleiter fertigt dazu einen Auditbericht an, welcher der Organisation rechtzeitig vor dem Audit der Stufe 2 zugeht und ihr so im Vorfeld Gelegenheit zur Korrektur oder Ergänzung der Management-Dokumentation und -Verfahren bietet. In der darauffolgenden Abstimmung mit der Organisation, werden Schwerpunkte für das Audit der Stufe 2 gesetzt.
In der Regel kann das Audit der Stufe 2 in der Organisation, zum vereinbarten Zeitpunkt durchgeführt werden, wobei der Zeitraum zwischen Stufe 1 und Stufe 2 Audit maximal 6 Monate umfassen darf. Zeigen sich nach dem Audit der Stufe 1 größere Lücken oder Abweichungen, werden diese im Bericht ausführlich dargelegt. Gegebenenfalls ist dann eine Verschiebung des Audittermins der Stufe 2 sinnvoll oder notwendig, um der Organisation Gelegenheit zu geben, Abweichungen zu beseitigen und Lücken zu schließen. Treten in der Zeit zwischen Stufe 1 und Stufe 2 bedeutende Änderungen auf, die das Managementsystem beeinflussen würden, kann es sein, dass Teile bzw. die gesamte Stufe 1 wiederholt werden müssen.
Stufe 2 Audit
Nach Terminabsprache führt das Auditteam das Audit der Stufe 2 auf der Basis von Prüfkriterien und Unterlagen für Systemaudits an dem/den Standort/en der Organisation durch. Der Ablauf richtet sich nach den einschlägigen Vorgaben der entsprechenden Zertifizierungssysteme und beginnt mit einem Einführungsgespräch, gefolgt von Interviews mit Führungskräften und Mitarbeitern, Betriebsbegehungen, der Beobachtungen von Tätigkeiten und Zuständen sowie einer Dokumenteneinsicht zur Sammlung von Nachweisen über die Erfüllung aller Normanforderungen.
Im Abschlussgespräch gibt der Auditleiter den Verantwortlichen einen mündlichen Zwischenbericht, um sie über den Stand der Zertifizierung des Managementsystems zu informieren. Werden Abweichungen festgestellt, erhält die Organisation Gelegenheit, deren Ursachen zu analysieren und Maßnahmen festzulegen, um den abweichenden Zustand bis zu einem im Abweichungsbericht festgehaltenen Termin zu beheben. Die erfolgreiche Umsetzung dieser Maßnahmen muss durch den Auditor entweder durch die Prüfung von nachgereichten Unterlagen oder durch ein Nachaudit vor Ort bestätigt werden, bevor das Zertifizierungsverfahren fortgesetzt werden kann. Beanstandungen werden beim nächsten Audit auf wirksame Korrektur geprüft.
Wenn die Zertifizierungsstelle nicht in der Lage ist, die Umsetzung von Korrekturen und Korrekturmaßnahmen jeglicher Abweichung innerhalb von 6 Monaten nach dem letzten Tag der Stufe 2 zu verifizieren, muss die Zertifizierungsstelle vor der Empfehlung zur Zertifizierung ein erneutes Stufe 2 Audit durchführen.
Zertifikaterteilung
Zeitnah erstellt der Auditleiter einen Auditbericht und eine Maßnahmenliste, welche alle Ergebnisse der Auditierung enthalten. Der Auditbericht bildet den IST-Zustand zum Zeitpunkt des Audits ab. Die Maßnahmenliste dient zur Nachverfolgung und Korrektur etwaiger Abweichungen, zudem werden Potentiale und positive Aspekte des Systems dargestellt. Im Falle der Zertifizierung des Managementsystem in der jeweils gültigen Fassung, liegt die endgültige Entscheidung über die Erteilung oder Verweigerung eines Zertifikats bei der Zertifizierungsstelle. Diese stellt bei erfolgreicher Prüfung des gesamten Verfahrens und, wenn vorhanden, der Behebung von Abweichungen das Zertifikat aus. Das erteilte Zertifikat ist frühestens ab dem Zeitpunkt der Zertifizierungsentscheidung drei Jahre lang gültig, wobei jährlich Überprüfungen stattfinden. Der Status der Zertifizierung wird auf Anfrage von Interessenten veröffentlicht.
Zeichennutzungsregeln
Die Nutzung des Zertifikats sowie des Zertifizierungszeichens der OmniCert Umweltgutachter GmbH ist innerhalb dessen Gültigkeitszeitraums zu Werbezwecken dann zulässig, wenn unmissverständlich dargestellt wird, was zertifiziert wurde. Das Recht zur Nutzung erlischt bei Ablauf, Entzug oder Aussetzung des zugrundeliegenden Zertifikats.
Das heißt, es muss ersichtlich sein, welche Tätigkeiten und Standorte zertifiziert wurden; bei Änderungen des Geltungsbereichs müssen alle Werbemittel entsprechend angepasst werden. Durch das Werbemittel darf nicht der Eindruck entstehen, dass ein Produkt, Prozess oder eine Dienstleistung zertifiziert wurde.
Auf Produktverpackungen und Begleitinformationen dürfen diese Zertifikate und Zeichen nur nach Absprache mit der Zertifizierungsstelle verwendet werden.
Soweit nicht vorab schriftlich mit der Zertifizierungsstelle vereinbart wurde oder das dem Prüfbericht zugrunde liegende Zertifizierungsverfahren die Verwendung vorsieht oder eine Offenlegung aufgrund von gesetzlichen, behördlichen bzw. Akkreditierungsvorgaben erforderlich ist, gilt folgendes:
- Berichte oder Anlagen zu den Berichten dürfen weder vollständig noch in Auszügen reproduziert werden.
- Die Verwendung von oder Referenzen auf Berichte, dessen Anlagen oder Namen für Werbezwecke ist nicht zulässig.
Wurde die Nutzung von Berichten gestattet, so dürfen diese nur in unverändertem, vollständigen Wortlaut unter Angabe des Ausstellungsdatums genannt werden. Berichte, Zertifikate oder andere genutzte Zeichen dürfen nicht dazu verwendet werden zu behaupten oder zu implizieren, dass die OmniCert Umweltgutachter GmbH Dienstleistungen der Organisation, deren Produkt oder System besonders empfiehlt.
Annullierung, Aussetzung, Einschränkung und Entzug von Zertifikaten
Liegen die Voraussetzungen für die Gültigkeit eines Zertifikats nicht mehr vor, müssen durch die Zertifizierungsstelle Maßnahmen ergriffen werden, um die Verwendung dieses Zertifikats zu unterbinden bzw. die Erfüllung der Anforderungen an die Zertifizierung sicherzustellen. Verfahren zur Annullierung, Aussetzung bzw. zum Entzug von Zertifikaten werden dokumentiert.
Annullierung
Die Annullierung eines Zertifikats erfolgt, falls die zertifizierte Organisation ohne direktes Verschulden die Bedingungen für die weitere Gültigkeit der Zertifizierung nicht mehr erfüllt. Dazu gehören insbesondere der Konkurs, der Übergang in eine andere Organisation oder die Aufgabe der zertifizierten Tätigkeit. Sobald der Zertifizierungsstelle derartige Tatsachen bekannt werden, werden diese verifiziert (in der Regel durch Kontaktaufnahme mit der Organisation). Liegen entsprechende Gründe vor, muss der Zertifizierungsvertrag gekündigt werden und die Organisation wird schriftlich aufgefordert, das Zertifikat zurückzugeben sowie die Werbung mit dem Zertifikat bzw. dem Zertifikat einzustellen oder anderweitig auf die Zertifizierung zu verweisen.
Aussetzung
Falls der festgelegte Zeitraum für den Abschluss des Überprüfungs- bzw. Rezertifizierungsverfahrens überschritten wird oder das zertifizierte Managementsystem der Organisation die Anforderungen auch nach Ablauf der festgelegten Frist für Korrekturmaßnahmen nicht erfüllt, muss die Gültigkeit des Zertifikats ausgesetzt werden. Die Aussetzung wird schriftlich mitgeteilt, verbunden mit der Auflage, bis zur Wiederaufnahme die Werbung mit dem Zertifikat einzustellen oder anderweitig auf die Zertifizierung zu verweisen. Eine Aussetzung kann auch auf Wunsch der Organisation erfolgen.
Die Aussetzung kann maximal für einen Zeitraum von 6 Monaten erfolgen. Zur Wiederherstellung der Zertifizierung wird ein Überprüfungsaudit durchgeführt. Nach erfolgreichem Abschluss dieses Überprüfungsverfahrens wird die Aussetzung aufgehoben und das bestehende Zertifikat wieder gültig. Sind die Probleme einer Aussetzung nach dem vorgegebenen Zeitraum nicht gelöst worden, kommt es zur Zurückziehung oder Einschränkung des Geltungsbereiches des Zertifikats.
Einschränkung des Geltungsbereiches
Werden die Anforderungen für einen Teil des Geltungsbereichs eines Zertifikats dauerhaft nicht erfüllt, kann der Geltungsbereich des Zertifikats von der Zertifizierungsstelle eingeschränkt werden.
Zurückziehen der Zertifizierung
Die Zurückziehung der Zertifizierung durch die Zertifizierungsstelle muss erfolgen, falls
- eine Aussetzung eines Zertifikats nicht termingerecht aufgehoben werden kann oder
- der Zertifizierungsvertrag mit einer Organisation durch deren Verschulden gekündigt wird oder
- die die Organisation die Tätigkeit auf Dauer einstellt.
Die Organisation wird schriftlich aufgefordert, das Zertifikat zurückzusenden sowie jegliche weitere Werbung mit dem Zertifikat bzw. dem Zertifikat zu unterlassen oder anderweitig auf eine bestehende Zertifizierung zu verweisen.